A l’ère post covid, le flex office est une tendance qui émerge de plus en plus. Pourquoi ? De nouveau mode de travail ont émergé, beaucoup d’entreprises proposent aux salariés d’effectuer des jours en télétravail. Ainsi, les bureaux ne sont pas pleinement occupés (télétravail auquel s’ajoute des arrêts maladies ou des congés). Ce phénomène représente un coût important pour les entreprises. A quoi correspond exactement le flex office ? Quels sont ses avantages ? Et ses inconvénients ? Est-ce une solution parfaite ? Quels sont les éléments à prendre en compte pour passer en flex office ? Dans cet article, nous allons répondre à l’ensemble de ces questions. Nul doute qu’à la fin de cet article, vous serez au point sur la question du flex office.
Quelques chiffres pour commencer
Avant toute chose, éclaircissons la notion de flex office. Le flex office, bureau flexible en français, désigne l’absence de poste de travail fixe attitré à chaque collaborateur. Il permet de repenser l’espace de travail en offrant plus de liberté et moins de restrictions aux collaborateurs. Avant la pandémie du Covid-19, 8% des bureaux s’organisaient en flex office contre 26% aujourd’hui. Les prédictions montent à 40% d’ici 2 ans. 81% des salariés interrogés pensent que le flex office est amené à durer dans le temps en raison des enjeux économiques et environnementaux. Cette vision est partagée par 87% des salariés déjà en flex office.
Données issues de l’étude et recherche JLL, 2024.
Les avantages d’une organisation en flex office
Nous l’avons déjà dit en introduction, le flex office répond aux problèmes des entreprises qui ont des bureaux trop grands par rapport à leurs besoins. Le flex office permet d’investir des bureaux de taille modérée pour réduire les coûts et optimiser le taux d’occupation. Souvent les salariés ont seulement besoin d’un ordinateur portable et d’un téléphone pour travailler ce qui les rend libres de travailler où ils le souhaitent, notamment en faisant du télétravail. 77% des salariés en flex office font du télétravail. Cela améliore considérablement le confort de travail en permettant un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Pour ceux qui travaillent au bureau, ils peuvent s’installer où bon leur semble, en fonction des missions qu’ils ont à réaliser. Ainsi fini la monotonie et place libre aux rencontres diverses.
Les inconvénients d’une organisation en flex office
Le flex office n’offre pas que des avantages. Premièrement, cette organisation nécessite d’être millimétrée. Il faut avoir une idée précise de la capacité d’accueil chaque jour pour que les collaborateurs trouvent facilement un espace pour travailler sans avoir besoin de faire 3 fois le tour de l’entreprise. Deuxièmement, le flex office peut être vu comme impersonnel, aucune personnalisation de bureau n’est possible. Les collaborateurs doivent également jouer le jeu en n’essayant pas de s’approprier un espace en le personnalisant ou en laissant des affaires. Enfin, pour les caractères introvertis, il peut être difficile d’interagir avec de nouvelles personnes.
Comment le mettre en place au sein d’une entreprise ?
Vous l’aurez compris, cette nouvelle façon de travailler ne se met pas en place du jour au lendemain. Il faut entamer un long processus de réflexion pour penser le projet dans les moindres détails. Tout d’abord, il faut mener une réflexion sur l’aménagement des bureaux et des locaux. L’ensemble des espaces doivent être repensés en profondeur. En flex office, il est intéressant de créer des espaces avec des ambiances différentes qui correspondent aux besoins et envies de chacun. Des espaces collectifs (détente, cafétéria, open space, salle de réunion…) et des espaces individuels (bureau individuel, phone box…).
Nécessite une transformation digitale et un accompagnement humain
De plus, il faut investir dans des outils digitaux performants pour que les collaborateurs puissent accéder aux outils en toutes circonstances. La connexion internet doit être optimale partout. Enfin, et c’est certainement le plus gros du travail, il faut préparer les collaborateurs au changement. La transition doit se faire en douceur et surtout être expliquée et assimilée en amont. Cette nouvelle organisation des bureaux impacte en effet le quotidien des collaborateurs en changeant leurs habitudes. De cette manière, des règles de vie devront être mises en place pour le confort et le bien- être de chacun. Parler à voix basse, s’éloigner pour téléphoner, ne pas s’approprier un espace, nettoyer son poste de travail….
Quels mobiliers de bureau choisir ?
Le mobilier de bureau doit être sélectionné avec soin pour convenir à tous les besoins. Pensez à choisir du mobilier aussi bien pour les espaces collectifs que pour les espaces individuels. Il est important que chaque salarié puisse s’approprier du matériel de qualité adaptable et modulable. Ainsi, vous pouvez choisir d’opter pour :
- Bureau réglable en hauteur : idéal pour alterner les positions assises et debouts, permet de lutter contre la sédentarité au travail,
- Siège ergonomique : plusieurs types de réglages pour s’adapter à la morphologie de chacun
- Repose-pied et support d’écran, nécessaires pour bénéficier d’un poste de travail ergonomique,
- De l’insonorisation phonique pour limiter la propagation du bruit et améliorer les conditions de travail, notamment en open space.
Petite astuce, sélectionnez du matériel qui prévoit et gère le passage des câbles.
Les espaces collectifs
Pour les espaces communs comme les salles de réunion ou les zones de détente, prévoyez du mobilier facile à déplacer et à ajuster. Pour les salles de réunions, prévoyez par exemple des bureaux pliables qui peuvent être rangés à tout moment et des sièges à roulettes, facilement déplaçables. Pour les espaces détentes, vous pouvez opter pour des banquettes modulables, des poufs et des tables hautes qui peuvent servir pour les pauses informelles ou pour travailler. De même que pour les espaces individuels, nous vous conseillons d’investir dans l’insonorisation phonique. Les plaques d’isolation phonique prennent place au plafond et/ou sur les murs. La plupart des modèles sont personnalisables au niveau des formes ou de la couleur. Elles s’intégreront parfaitement à l’ambiance et au design de vos espaces. Le bruit au travail est un véritable problème, découvrez notre article.
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